KI könnte Texte schreiben, Protokolle kürzen oder Informationen suchen. Welche dieser Aufgaben lohnt sich für Ihre Einrichtung? Für einen ersten Versuch würde ich etwas wählen, dessen Ergebnis die Beschäftigten selbst gut beurteilen können.
Eine Veranstaltungsankündigung wäre so eine Aufgabe. Termin und Ort stehen fest, die Informationen dürfen veröffentlicht werden, und vor der Veröffentlichung kann eine zuständige Person gegenlesen. Daran lässt sich prüfen, ob KI tatsächlich Arbeit abnimmt. Für Beratungsprotokolle oder die Einschätzung eines Unterstützungsbedarfs gelten andere Voraussetzungen.
Den tatsächlichen Zeitaufwand vergleichen
Nehmen wir an, das Team will aus freigegebenen Veranstaltungsinformationen Entwürfe für seine Website erstellen lassen. Bevor es damit beginnt, hält es bei einigen vergleichbaren Texten fest, wie lange das Schreiben bisher dauert, einschließlich Gegenlesen und Korrektur.
Im Versuch wird derselbe Ablauf mit KI wiederholt. Die Uhr läuft weiter, während jemand eine falsche Adresse berichtigt oder nachschaut, ob die Veranstaltung wirklich kostenlos ist. Ein Entwurf, der nach zehn Sekunden erscheint, ist noch kein fertiger Website-Text.
Für die Planung würde ich zunächst vier Wochen vorsehen. Entstehen in dieser Zeit nur ein oder zwei Ankündigungen, reicht das kaum für einen Vergleich. Dann braucht es mehr Zeit oder eine Aufgabe, die häufiger vorkommt.
Das Ergebnis könnte lauten: Bei kurzen Standardtexten sparen wir Zeit, bei Veranstaltungen mit besonderen Teilnahmebedingungen dauert die Kontrolle länger als das eigene Schreiben. Das wäre ein Grund, den Einsatz auf die einfachen Texte zu begrenzen.
In diesem erfundenen Rechenbeispiel wird die Zeit für jeden Arbeitsschritt erfasst:
| Arbeitsschritt | Bisheriger Ablauf | Mit KI |
|---|---|---|
| Entwurf erstellen | 10 Minuten | 3 Minuten |
| Angaben prüfen | 5 Minuten | 12 Minuten |
| Text korrigieren | 3 Minuten | 5 Minuten |
| Gesamt | 18 Minuten | 20 Minuten |
Hier entsteht der Entwurf schneller, insgesamt braucht das Team aber zwei Minuten mehr. Erfassen Sie zusätzlich, was korrigiert werden musste: etwa eine erfundene Kostenangabe oder eine missverständliche Beschreibung des Zugangs. Mehrere vergleichbare Texte zeigen dann, ob sich derselbe Aufwand wiederholt.
Die Qualität gemeinsam mit den Fachkräften prüfen
Eine falsche Zugangsvoraussetzung kann dazu führen, dass jemand unnötig anreist oder ein passendes Angebot gar nicht erst wahrnimmt. Besprechen Sie deshalb vor dem Test mit den Fachkräften, welche Fehler besonders schwer wiegen. Sie kennen die Fragen der Menschen, für die der Text gedacht ist.
Ich würde gemeinsam festhalten, wann ein Entwurf verworfen wird und wer den Versuch abbrechen darf. Das sollte auch dann gelten, wenn die ersten Ergebnisse beeindruckend aussehen. Der Test mit öffentlichen Veranstaltungstexten rechtfertigt außerdem noch keinen Einsatz mit persönlichen Angaben aus einer Beratung; dafür müssen die zuständigen Fach- und Datenschutzverantwortlichen einbezogen werden.
Beim BAGFW-Fachtag zu Pflege und Algorithmen am 30. April 2026 ging es neben Anwendungen wie Spracheingabe um das Pflegeverständnis und fachliche Arbeit. Das Diskussionspapier der BAGFW zur KI in der Langzeitpflege fordert, pflegefachliche Sichtweisen früh in die Entwicklung einzubeziehen. Die Beschäftigten erst am Ende um Zustimmung zu bitten wäre dafür zu spät.
Für einen überschaubaren Einstieg spricht sich auch Dr. Kerstin Vorberg vom IHK-Forum Düsseldorf aus. In der Mitteilung vom 24. August 2026 empfiehlt sie, eine einzelne betriebliche Aufgabe zu erproben und erst nach den gewonnenen Erfahrungen auszuweiten. Bei einer sozialen Einrichtung würde ich dafür die Fachkräfte auswählen lassen, welche Aufgabe sich eignet.
Nach dem Pilot entscheiden
Wer einen Versuch finanziert, sollte anschließend sehen können, was dabei herauskam. Dafür würde ich einige Ausgangstexte, KI-Entwürfe und Korrekturen aufbewahren. Dazu kommen die gesamte Bearbeitungszeit und eine kurze Beschreibung der Stellen, an denen das Team Hilfe brauchte.
Auch das Programm rückenwind³ behandelt Digitalisierung und das Erproben von KI im Zusammenhang mit Personal- und Organisationsentwicklung. Ob ein Vorhaben dafür infrage kommt, hängt von den Förderbedingungen ab.
Anhand dieser Unterlagen lässt sich entscheiden, für welche Texte sich KI lohnt. Wenn das Team insgesamt länger braucht oder wichtige Fehler übersieht, spricht das dafür, den bisherigen Ablauf beizubehalten.
Geht es bei Ihrer Digitalisierung zunächst um digitale Sicherheit im Team, können Sie mit Medienkundig ein Pilotprojekt für ein Sicherheitstraining besprechen. Für Stiftungen, die digitale Bildungsangebote mit einer Zielgruppe erproben oder fördern möchten, gibt es Kooperationsmöglichkeiten bei Medienkundig. Bei diesen Angeboten geht es darum, digitale Risiken zu erkennen und den Umgang damit zu üben.
Recherche: 10. September 2026. Der beschriebene Ablauf ist ein Vorschlag, kein Bericht über ein Kundenprojekt.