Wer in einer sozialen Einrichtung ein KI-Werkzeug ausprobieren möchte, bekommt schnell eine lange Liste möglicher Anwendungen. Texte schreiben, Protokolle kürzen, Informationen suchen. Ich würde die Liste für den ersten Versuch deutlich kürzen: auf eine Aufgabe, deren Ergebnis das Team selbst gut beurteilen kann.
Eine Veranstaltungsankündigung wäre so eine Aufgabe. Termin und Ort stehen fest, die Informationen dürfen veröffentlicht werden, und vor dem Hochladen liest ohnehin jemand gegen. Daran lässt sich prüfen, ob KI tatsächlich Arbeit abnimmt. Für Beratungsprotokolle oder die Einschätzung eines Unterstützungsbedarfs gelten andere Voraussetzungen.
Den tatsächlichen Zeitaufwand vergleichen
Nehmen wir an, das Team will aus freigegebenen Veranstaltungsinformationen Entwürfe für seine Website erstellen lassen. Bevor es damit beginnt, hält es bei einigen vergleichbaren Texten fest, wie viel Zeit die bisherige Arbeit kostet. Einschließlich Gegenlesen und Korrektur.
Im Versuch wird derselbe Ablauf mit KI wiederholt. Die Uhr läuft weiter, während jemand eine falsche Adresse berichtigt oder nachschaut, ob die Veranstaltung wirklich kostenlos ist. Ein Entwurf, der nach zehn Sekunden erscheint, ist noch kein fertiger Website-Text.
Für die Planung würde ich zunächst vier Wochen vorsehen. Entstehen in dieser Zeit nur ein oder zwei Ankündigungen, reicht das kaum für einen Vergleich. Dann braucht es mehr Zeit oder eine Aufgabe, die häufiger vorkommt. Der Terminplan sollte sich nach der Arbeit richten.
Ein brauchbares Ergebnis darf auch lauten: Bei kurzen Standardtexten sparen wir Zeit, bei Veranstaltungen mit besonderen Teilnahmebedingungen dauert die Kontrolle länger als das eigene Schreiben. Damit kann eine Einrichtung etwas anfangen.
Eine einfache Rechnung schützt vor einem vorschnellen Urteil. Die folgenden Zeiten sind erfunden und zeigen nur, wie sich der Aufwand erfassen lässt:
| Arbeitsschritt | Bisheriger Ablauf | Mit KI |
|---|---|---|
| Entwurf erstellen | 10 Minuten | 3 Minuten |
| Angaben prüfen | 5 Minuten | 12 Minuten |
| Text korrigieren | 3 Minuten | 5 Minuten |
| Gesamt | 18 Minuten | 20 Minuten |
Hier entsteht der Entwurf schneller, insgesamt braucht das Team aber zwei Minuten mehr. Erfassen Sie zusätzlich, was korrigiert werden musste: etwa eine erfundene Kostenangabe oder eine missverständliche Beschreibung des Zugangs. Mehrere vergleichbare Texte zeigen dann, ob sich derselbe Aufwand wiederholt.
Die Qualität gemeinsam mit den Fachkräften prüfen
Eine falsche Zugangsvoraussetzung ist mehr als ein Schönheitsfehler. Sie kann dazu führen, dass jemand unnötig anreist oder ein passendes Angebot gar nicht erst wahrnimmt. Solche Fehler müssen die Beschäftigten benennen, bevor sie das Werkzeug testen. Sie kennen die Fragen der Menschen, für die der Text gedacht ist.
Ich würde gemeinsam festhalten, wann ein Entwurf verworfen wird und wer den Versuch abbrechen darf. Das sollte auch dann gelten, wenn die ersten Ergebnisse beeindruckend aussehen. Der Test mit öffentlichen Veranstaltungstexten rechtfertigt außerdem noch keinen Einsatz mit persönlichen Angaben aus einer Beratung; dafür müssen die zuständigen Fach- und Datenschutzverantwortlichen einbezogen werden.
Diese Perspektive findet sich auch in der Fachdiskussion. Beim BAGFW-Fachtag zu Pflege und Algorithmen am 30. April 2026 ging es neben Anwendungen wie Spracheingabe um das Pflegeverständnis und fachliche Arbeit. Das Diskussionspapier der BAGFW zur KI in der Langzeitpflege fordert, pflegefachliche Sichtweisen früh in die Entwicklung einzubeziehen. Die Beschäftigten erst am Ende um Zustimmung zu bitten wäre dafür zu spät.
Für einen überschaubaren Einstieg spricht sich auch Dr. Kerstin Vorberg vom IHK-Forum Düsseldorf aus. In der Mitteilung vom 24. August 2026 empfiehlt sie, eine einzelne betriebliche Aufgabe zu erproben und erst nach den gewonnenen Erfahrungen auszuweiten. Bei einer sozialen Einrichtung würde ich dafür die Fachkräfte auswählen lassen, welche Aufgabe sich eignet.
Die Ergebnisse für weitere Entscheidungen nutzen
Wer einen Versuch finanziert, sollte anschließend sehen können, was dabei herauskam. Dafür würde ich einige Ausgangstexte, KI-Entwürfe und Korrekturen aufbewahren. Dazu kommen die gesamte Bearbeitungszeit und eine kurze Beschreibung der Stellen, an denen das Team Hilfe brauchte.
Auch das Programm rückenwind³ behandelt Digitalisierung und das Erproben von KI im Zusammenhang mit Personal- und Organisationsentwicklung. Ob ein Vorhaben dafür infrage kommt, hängt von den Förderbedingungen ab.
Für die nächste Entscheidung zählt dann der beobachtete Arbeitsablauf. Vielleicht lohnt sich der Einsatz für genau diese eine Textsorte. Vielleicht bleibt das Team beim bisherigen Vorgehen. Beides ist ein brauchbares Ergebnis – wenn der Versuch erklärt, warum.
Geht es bei Ihrer Digitalisierung zunächst um digitale Sicherheit im Team, können Sie mit Medienkundig einen Trainingspilot besprechen. Für Stiftungen, die digitale Bildungsangebote mit einer Zielgruppe erproben oder fördern möchten, gibt es Kooperationsmöglichkeiten bei Medienkundig. Eine Auswertung der Lernübungen beantwortet dabei andere Fragen als der Zeitvergleich für KI-Texte oben.
Recherche: 10. September 2026. Der beschriebene Ablauf ist ein Vorschlag, kein Bericht über ein Kundenprojekt. Titelbild: Foto von Headway / Unsplash. Symbolbild; es zeigt kein Projekt oder Training von Medienkundig.